Organiser son propre festival : la checklist

Comme pour tout événement qui se déroule sur plusieurs jours, organiser un festival n’est pas une entreprise des plus simples à réaliser. Cela dit, il ne s’agit pas pour autant d’une tâche insurmontable. Pour peu que vous soyez prêts à prendre le temps de planifier, de rechercher..., bref à y consacrer tout le temps qu’il faut et l’énergie nécessaire, l’organisation d’un festival est bien évidemment à votre portée. Avez-vous un tel projet en vue ? Si oui, voici des conseils très utiles à ce propos.

Trouver un thème pour son événement

Lorsque vous projetez d’organiser votre propre festival, le premier grand pas à effectuer pour la concrétisation d’un tel projet est de définir la thématique de l’événement. Vous devez être assez clair sur vos intentions, notamment sur le concept même de l’événement associatif que vous vous êtes engagé à organiser.

© DR Organiser son propre festival : la checklist

Le fait est que cela vous permet notamment de poser les cadres pour l’organisation, la cible à atteindre ainsi que les personnes et éventuellement d’autres associations et institutions à rallier à votre projet. Dans le même temps, il s’agit d’un indispensable pour une analyse aussi bien contextuelle que concurrentielle, ce qu’il faut justement pour avoir un aperçu sur les réalisations précédentes.

De cette manière, vous serez très vite fixé sur la faisabilité de votre événement, mieux, vous saurez quelles cartes jouer pour vous démarquer. D’ailleurs, un autre avantage à définir le thème du festival est que cela vous permet de trouver rapidement un nom accrocheur au festival.

Définir le budget d’organisation du festival

Du moment où vous avez défini le thème du festival, donné un nom à l’événement et êtes fixé sur les détails basiques de l’organisation, la suite logique du processus est d’établir le budget. Cette étape est très importante d’autant plus que nombre d’arbitrages en dépendent.

Pour établir le budget de l’événement, vous devez faire en sorte de ne laisser rien de côté. Vous devez anticiper toutes les dépenses possibles et si possible faire des demandes de devis aux différents prestataires, histoire de faire une meilleure estimation.

Dans le même temps, il convient de faire des calculs prévisionnels sur les entrées possibles dans la caisse du projet, notamment ce que rapporterait la vente des billets d’entrée ainsi que la location des stands sur le lieu.

Une fois le budget établi, avec un aperçu des dépenses et recettes, vous saurez après examen si votre projet peut se concrétiser et dans ce cas, s’il est nécessaire de faire appel à des partenaires financiers. À ce propos, diverses sources de financement sont possibles à savoir le sponsoring, les subventions publiques, les associations, le mécénat, les institutions...

Dans un cas ou dans l’autre, pour convaincre vos partenaires, vous devez nécessairement mettre en place, à destination de ces derniers, un dossier de présentation, lequel détaille toutes les informations relatives au projet et à son organisation.

Communiquer sur le festival

Quel que soit l’événement à organiser, la communication reste un incontournable dans le processus. Le succès de votre festival dépend en partie de ce paramètre, puisque c’est elle qui vous permettra de toucher le plus de festivaliers. Eh oui ! Votre événement a besoin d’assez de visibilité pour attirer un maximum de public.

Pour ce faire, il existe différents canaux qui peuvent être envisagés. Une solution très intéressante est d’opter pour le merchandising textile à travers les vêtements personnalisés pour la visibilité et la popularité du festival. Il s’agit d’une stratégie efficace qui vous aidera à accroître la notoriété de votre événement et à créer des liens avec votre public.

Les festivaliers vont très certainement apprécier le fait de pouvoir reporter ces mêmes vêtements et si votre objectif est de faire passer un message, les résultats seront au rendez-vous. Par ailleurs, d’autres canaux de communication peuvent être envisagés. L’accent est particulièrement mis sur les réseaux sociaux, l’affichage, la communication digitale, etc.

Mettre en place un comité pour prendre en charge l’organisation

Aussi petit soit-il, tout événement requiert énormément de travail. À ce propos, il est assez évident qu’à vous tout seul, vous ne puissiez pas prendre en charge toute l’organisation. L’idéal est de constituer une équipe à la fois solide et motivée pour ce faire.

Cela dit, il ne suffit pas de créer un simple comité d’organisation. Pour gagner en efficacité, l’idéal est d’attribuer à chaque collaborateur des fonctions clés, lesquelles impliquent le pilotage ou la réalisation de certaines missions précises.

Afin de faire régner dans le groupe une meilleure stabilité et une parfaite ambiance collaborative, il est généralement conseillé d’y établir une organisation interne. Vous pouvez même opter pour toute l’équipe, des vêtements personnalisables de Wordans. C’est un moyen de favoriser l’esprit de groupe dans une atmosphère de camaraderie, idéale pour renforcer le sentiment d’être une équipe unie.

Bien penser la programmation du festival

Vous avez résolu le problème du budget et trouvé les financements qu’il vous faut ? Avec vos équipes, vous avez pu dénicher le spot parfait pour accueillir le festival et fixer une date ? Si tous ces détails sont achevés, la prochaine étape est de mettre en place la programmation.

À ce propos, il faut souligner que ce paramètre revêt une importance capitale. C’est logiquement d’elle que dépend le bon déroulement du festival. Lorsqu’elle est bien pensée et ficelée, le succès de votre événement sera à tous les coups une garantie.

En réalité, la programmation représente vos différentes orientations artistiques et permet une meilleure appréhension de votre cible, mais aussi de votre positionnement. Par ailleurs, il faudra être précis et réfléchi dans le choix des artistes et des divers intervenants.

Quand bien même, le thème du festival constitue un bon indicateur pour ce faire, l’idéal est de faire appel à des artistes renommés. Cela est d’autant plus nécessaire si vous avez prévu embaucher des intervenants rémunérés. N’oubliez toutefois pas de leur faire signer un contrat d’engagement.