Organiser un événement réussi demande une planification minutieuse et l’un des éléments essentiels à prendre en compte est le budget. Définir un budget réaliste et efficace est crucial pour garantir le succès de votre événement, sa rentabilité et donc sa pérennité.
Dans cet article, nous allons explorer les étapes à suivre pour définir un budget adapté à votre événement, en utilisant des exemples concrets et réels pour vous guider dans ce processus.
Le guide du JDS pour établir le budget de votre événement
1. Définissez ce qu'est votre événement
Avant même de commencer à établir un budget, il est impératif de définir clairement le type d’événement que vous souhaitez monter ainsi que ses objectifs.
Pour cela, il vous suffit de commencer par décrire en quelques lignes votre événement, ce que vous souhaitez faire, où, quand et comment ? Cela vous donnera déjà quelques pistes pour déterminer vos premiers besoins et donc de déterminer où allouer vos ressources financières.
Exemple n°1
Du 14 au 16 juillet, nous organisons un festival de cinéma en plein-air sous la forme d’un drive-in sur un parking mis à disposition par la mairie de la commune et avons pour but d’accueillir chaque soir jusqu’à 150 véhicules et 800 personnes. Des animations (musique, jeux…) adaptées aux films projetés ainsi que des points de restauration seront proposés aux participant·e·s.
Exemple n°2
Le 15 juillet, nous organisons un concert regroupant trois groupes de rock locaux dans une salle de concert louée. La capacité d’accueil de la salle est de 250 personnes.
Avec ces deux exemples, on voit déjà que les besoins ne seront pas les mêmes. Du fait qu’il ait lieu en extérieur, le premier événement devra prévoir des coûts d’assurance et de sécurité plus élevés que le premier compte tenu des risques encourus (météo) et de sa capacité d’accueil. Il devra sans doute prévoir des frais techniques plus importants concernant la mise en place, par exemple, d’une source conséquente d’accès à l’électricité pour pouvoir fournir les différents intervenants.
2. Identifiez vos principaux postes de dépenses
Après avoir défini ce qu’est votre événement, passez en revue tous les aspects qui nécessitent des dépenses. Pour y voir le plus clair possible et gérer votre trésorerie, la mise en place d’un rétro planning est primordiale afin de recenser les coûts et les dépenses engagées lors des différentes étapes de création et de production de votre événement.
Pour cela, vous pouvez notamment vous aider d’outils en ligne et collaboratifs gratuits comme Google Sheets ou encore Notion. Pour aller un peu plus loin dans votre comptabilité, nous vous conseillons la très accessible solution en ligne BasiCompta, spécialement conçue pour les associations.
Parmi les principaux coûts à prendre en compte dans la création d’un événement :
- Ressources humaines (artistes, technicien·ne·s, prestataires)
Si vous êtes constitué·e·s en association, vous pouvez avoir recours à des bénévoles pour certains aspects comme l’accueil du public, le contrôle des billets, la tenue du bar…) Dans la grande majorité des cas, les événements nécessitant des compétences techniques spécifiques ou des besoins en sécurité font appel à des prestataires externes. - Locations (salle, terrain, infrastructures, matériel technique…)
- Logistique (catering, hébergements, transports, sanitaires, signalétique…)
- Communication (achats médias, relations presse, impressions, goodies…)
- Assurances, taxes, droits de diffusion… (SACEM, SPRE…)
- Fluides (électricité, eau, carburant…)
Bien qu’elle ne soit pas exhaustive, cette liste de dépenses vous permet d’avoir un premier aperçu concret de ce qu’il faut prendre en compte dans l’élaboration de votre budget. Classez ces dépenses par ordre d’importance en fonction de leur contribution à la réalisation des objectifs de l’événement.
Exemple
Pour un salon professionnel, les principaux postes de dépenses peuvent inclure la location de l’espace d’exposition, les stands, le matériel audiovisuel pour les présentations, ainsi que les services de traiteur pour les pauses café et les déjeuners des participants ou encore le transport et l’hébergement des intervenant·e·s.
Bien qu’elle ne soit pas exhaustive, cette liste de dépenses vous permet d’avoir un premier aperçu concret de ce qu’il faut prendre en compte dans l’élaboration de votre budget. Classez ces dépenses par ordre d’importance en fonction de leur contribution à la réalisation des objectifs de l’événement.
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3. Identifiez vos sources de recettes
Qui dit budget dit équilibre à trouver entre d’un côté des dépenses et de l’autre des recettes qu’il faut prévoir au moins équivalentes ou, dans le meilleur des cas, supérieures.
Là aussi, voici les principales sources de recettes à envisager pour votre événement :
- Billetterie
- Buvette, bar, petite restauration
Vous pouvez faire le choix de gérer en directe cette activité (dans certaines conditions à respecter) ou bien de la sous-traiter à un ou plusieurs prestataires en louant des emplacements ou en prenant une commission sur les ventes) - Subventions publiques
- Sponsoring, mécénat
- Produits annexes (produits dérivés, services…)
4. Faites des estimations réalistes
Une fois que vous avez identifié les principaux postes de dépenses et de recettes, faites des estimations réalistes pour chaque catégorie.
Pour vos dépenses, recherchez plusieurs fournisseurs ou prestataires potentiels et demandez des devis détaillés. N’oubliez pas d’inclure des marges de sécurité pour faire face à d’éventuels imprévus ou dépassements de coûts.
Exemple
Si vous prévoyez d’engager des artistes pour un festival de théâtre par exemple, renseignez-vous sur les tarifs habituels des artistes ou compagnies similaires et prenez en compte les frais supplémentaires tels que l’hébergement et le transport.
5. Suivez et adaptez votre budget tout au long de votre projet
Une fois que votre événement est en cours de préparation, assurez-vous de suivre l’évolution de vos dépenses et de vos recettes et de comparer régulièrement les chiffres réels avec votre budget initial. Si nécessaire, soyez prêt·e à apporter des ajustements pour éviter tout dépassement budgétaire.
Exemple
Si les coûts de sécurité pour votre événement s’avèrent être plus élevés que prévu en raison de nouvelles réglementations ou de l’évolution du contexte national (ex : plan Vigipirate), vous devrez peut-être réaffecter des fonds provenant d’une autre catégorie de dépenses moins critique.